A automação ainda que parcial dos procedimentos internos da empresa de prestação de serviços, é a chave para o controle de custos.
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Em 4 módulos integrados, o SolidAdm atua em todos os processos administrativos corriqueiros em um escritório de administração de obras de pequeno a médio porte; automatizando todos os processos geradores de informação executados neste escritório com o principal objetivo de identificar e rastrear todos os dados da construção civil, garantindo a simplicidade, eficiência e qualidade de informação.
Todos os seus módulos foram integrados a fim de permitir a retro-alimentação entre eles, ou seja, o sistema tem a possibilidade de armazenar as informações desde o orçamento da obra até o pagamento / recebimento do ultimo material e mão de obra aplicado; formando assim um acompanhamento completo de custos e quantidades, notas fiscais pagamentos bancários e recebimento de clientes desde o inicio até o fim de cada obra.
Tratando os custos do escritório na mesma formatação dos custos de obras, o SOLIDADM torna a administração do escritório mais amigável ao administrador da empresa, pois não altera os conceitos já conhecidos por ele quem em pequenas e medias empresas da construção civil normalmente tem a formação de Engenharia ou Arquitetura, e não Administração e contabilidade.
Responsável pelo planejamento e acompanhamento dos custos de obra é uma ferramenta de uso facultativo por parte do engenheiro civil, mesmo que nada seja orçado para uma obra, o SOLIDADM, irá automaticamente lançar todos os fatos realizados nesta obra já classificando-os nas etapas corretas, formando assim uma planilha de custos realizados paralela aos custos orçados caso esses sejam informados.
No momento de informar um material, para um orçamento o SOLIDADM, pesquisa no modulo de compras (que veremos mais adiante) todas as cotações feitas para o item, trazendo um preço médio ponderado pela quantidade cotada desse material automaticamente para a planilha, permitindo que o usuário decida se mantém o preço sugerido, ou se altera de acordo com seus parâmetros.
Cada item adicionado ao Orçamento será classificado em etapas já definidas para obra permitindo assim, que a planilha de orçamento se mantenha nos moldes do PBQP e ainda forneça um custo por etapa e dentro de cada etapa um peso sobre o custo total de cada material para analise mais precisa do cliente e do engenheiro responsável.
Interligado ao Modulo de compras, o Modulo de orçamento permite que sejam enviados itens para cotação de preços, especificando quantidade, obra e outras informações aos vendedores, diretamente sem tramites de papeis ou de processos verbais entre as pessoas garantindo que seja cotado exatamente o material especificado pelo usuário.
A Interligação deste modulo com o Modulo Financeiro, garante que cada nota ou recibo lançados no sistema, seja automaticamente lançado na planilha de realizados mostrando item a item seu planejado e seu realizado tanto em quantidades físicas como também em quantidades monetárias.
O Objetivo principal desse modulo é garantir que todos os fornecedores conhecidos e cadastrados no sistema participem de cada cotação, garantindo a economia e a excelência na compra dos materiais.
Nem sempre é possível se lembrar de todos os fornecedores que fornecem um certo material. Quase sempre as pequenas e medias empresas passam por esse processo sem o menor cuidado, cotando em um ou dois fornecedores apenas, não tendo condições de analisar em um mercado todas as opções de compra e preços disponíveis. Certamente, é nesse processo da construção civil que muitas e muitas obras se perderam em prejuízos não esperados. Comprar bem sempre foi o segredo de vender bem!
Foi pensando nisso que o SOLIDADM, foi projetado para permitir que cada item seja cotado em um numero Maximo de fornecedores possíveis, formando sempre compras mais atrativas tanto para os fornecedores quanto para os compradores.
Utilizando o SOLIDADM ao invés de montar duas, três, quatro ou até cinco, cotações por dia, o departamento administrativo da pequena e media empresa, poderá montar apenas 1 grande processo de compra por dia onde serão inclusos todos os itens solicitados por toda a empresa em um período pré definido de tempo.
Lastrando um ou vários tipos de material para cada fornecedor, o SOLIDADM, tem um mecanismo que agrupa todas as solicitações de compra em um grande processo de cotação, onde cada fornecedor receberá ao invés de N cotações por dia , irá receber uma grande cotação, permitindo assim que esse faça preços menores devido ao montante de itens / quantidades cotadas.
O mais importante é que o Modulo de Compras, permite uma analise mais completa de cada cotação por parte do comprador ou pessoa responsável pela compra, liberando apenas 1 ou partes de varias cotações para compra. Isso garante a empresa sempre uma boa compra.
Não se pode esquecer que todas as cotações ficam armazenadas para serem utilizadas posteriormente ou em auditorias ou para orçamento de materiais.
Complementar aos módulos Orçamento e Acompanhamento de Obras e Compras de Materiais o Modulo Financeiro possui uma entrada de documentos para pagamentos e recebimentos, e controla contas a pagar contas a receber emissão de cheques recebimento de duplicatas e saldos bancários.
SOLIDADM, nunca seria completo se não tivesse um sistema de controle financeiro, dentro de sua simplicidade o modulo financeiro tenta cobrir todos os processos de uma pequena e media empresa controlando as notas fiscais, documentos, recibos desde o recebimento desses documentos até o quitação.
É importante citar que nunca o sistema permitirá que seja lançado um documento sem seu respectivo lastro em alguma obra, seja obra da construção civil ou do controle administrativo, por isso , sempre que se lança um documento é informado que obra e que etapa desta obra está causando a origem deste pagamento / recebimento.
Os mecanismos internos do sistema já tratam todos os lançamentos tanto nas obras quanto nos contas a pagar e receber, retro-alimentando o sistema sem a interferência humana, e garantindo a segurança, eficiência e rastreabilidade das informações.
Logo após os lançamentos e alimentação automática dos outros módulos do sistema, os pagamentos ficam em aberto para serem baixados em seus respectivos vencimentos, onde essa baixa pode ser feita diretamente com a emissão de cheques nas impressoras, ou manuais no contas a pagar e ainda com baixas automáticas de duplicatas pelo banco ou manuais no contas a receber.
Armazenando um histórico de notas pagamentos e recebimentos e saldos bancários, o SOLIDADM, garante que a empresa nunca se perca em papeis e lançamentos errados em controle de obras ou até mesmo em controles humanos.
O SOLIDAADM está preparado para uma possível, futura integração com algum ainda não definido sistema de contabilidade, o SOLIDADM, irá até colaborar com os contadores da empresa fornecendo informações em formato contábil, agilizando assim até os procedimentos oficiais das empresas.
Complementar aos módulos Orçamento e Acompanhamento de Obras o Controle de Mão de Obra, vem com 2 Objetivos principais, o Primeiro objetivo é facilitar para o escritório todo o controle relativo aos funcionários, o segundo é lançar corretamente todas os custos relacionados à mão de obra no moduldo controle de obras.
Inspirado no controle de mão de obra aplicada sobre etapas e serviços já muito difundido e praticado por usinas industrias produtoras de Álcool e Açúcar, o controle de mão de obra do sistema SolidAdm, permite o lançamento dos apontamentos de serviços diários de cada funcionário, tão como os horários de entrada e saídas.
Os resultados como já é de se imaginar, são: os cálculos automáticos de diversas exigências das convenções coletivas e da CLT, como: Horas Extras, DSR, Insalubridade, prêmios produção etc.
São esses cálculos que normalmente são feitos por funcionários do escritório, valendo – se de planilhas eletrônicas e / ou outros recursos menos eficientes para calcular e armazenar um histórico de cada funcionário.
Contando com a integração com o Sistema de Orçamento e Acompanhamento de Obras, este modulo lança automaticamente todos os números referentes a custos de mão de obra na planilha da obra, permitindo um controle mais preciso e automatizado.
Também a sua integração é reconhecia no modulo financeiro, permitindo que os pagamentos dos funcionários, sejam lançados diretamente em um banco ou seja emitido um cheque nominal no valor dos vencimentos de cada funcionário.
Com o Controle de Mão de Obra todos os Custos das obras são fechados diretamente pelo sistema SOLIDADM, não havendo portanto lançamentos manuais e sem lastro no sistema de acompanhamento de Obras.
